Van werkdruk naar werkplezier bij de Provincie Utrecht

De provincie zo goed mogelijk bereikbaar houden, dat is waar de afdeling Mobiliteit van de Provincie Utrecht voor staat. De projectmedewerkers zetten zich dagelijks in voor de aanleg en het onderhoud van veilige wegen, fietspaden, voorzieningen voor openbaar vervoer en andere onmisbare infrastructuur. Belangrijk en betekenisvol werk, maar het kan wel gepaard gaan met flinke pieken en dalen. In de dagelijkse praktijk lopen er niet alleen tal van projecten naast en door elkaar, ze komen ook nog eens regelmatig tegelijk in een stroomversnelling terecht. Deze dynamiek maakt schommelingen in de werkhoeveelheid lastig te voorkomen.

Een paar stappen extra

‘Veel werk komt bij ons terecht via andere afdelingen,’ legt teamleider Corianne Stevens-van der Geer uit. ‘Bovendien hebben we voortdurend te maken met besluitvormingsprocessen en planningen van andere belanghebbenden, zoals gemeenten en aannemers. En dan heb ik de invloed van mogelijke bezwaarprocedures nog niet eens genoemd.’ Geen van haar teamleden heeft dan ook de illusie dat er veel invloed mogelijk is op pieken en dalen in de hoeveelheid werk die zich aandient. Iedereen zet een paar stappen extra wanneer het nodig is, zegt Rebecca Friedhoff-Kerkmeester. ‘Veel collega’s werken voor vakanties heel hard om nog zo veel mogelijk weg te werken en projecten netjes achter te laten. Toch kun je bij terugkomst gemakkelijk alsnog een overstroomde mailbox aantreffen.’

Ervaringen uitwisselen

De meeste projectmedewerkers ervaren de onregelmatig piekende werkdruk als een flinke belasting. Daarnaast vinden ze het een gemis wanneer ze elkaar niet regelmatig ontmoeten. ‘Veel collega’s maken de nodige reiskilometers omdat je voor projecten nu eenmaal vaak op locatie moet zijn,’ legt Sophia Noomen uit. ‘We zijn bijvoorbeeld aanwezig op voorlichtings- en inspraakavonden voor omwonenden. De voortdurende wisseling van locatie maakt het werk boeiend. De keerzijde is echter dat er maar weinig ruimte overblijft om elkaar in teamverband te zien en ervaringen uit wisselen. Ik ben een goede graadmeter omdat ik nog niet zo lang deel uitmaak van het team. Het viel niet mee om scherp te krijgen wie wat doet en over welke kennis en ervaring collega’s beschikken.’

Meerder vliegen

Die uitdaging kent Corianne ook, want als teamleider moet zij natuurlijk net zo goed het overzicht zien te houden. Daarnaast wil zij graag het verzuim binnen het team beperken, want uitval van de ene collega verhoogt al snel de druk op één of meer anderen. Toen de afdeling HR van de provincie de mogelijkheid aanreikte om een workshop werkdruk en werkplezier van SPDI te proberen, hoefde Corianne dan ook niet lang na te denken. ‘De HR-collega’s waren enthousiast over de aanpak na een kennismakingssessie speciaal voor HR-afdelingen,’ vertelt ze. ‘Toen ze vervolgens deelnemers zochten voor een pilot binnen de organisatie, heb ik mijn hand opgestoken. Ik zag een kans om meerdere vliegen in één klap te slaan: de werkdruk aanpakken én als team iets samen doen.’

Bubbelend en bruisend

Het tekent de werkdruksituatie dat niet iedereen meteen het enthousiasme van de teamleider deelde. ‘De workshop viel in december, een van de drukste perioden van het jaar,’ erkent Sophia. ‘Dus eerlijk gezegd gingen we er tamelijk schoorvoetend in.’ Ze vervolgt lachend: ‘Maar dat is helemaal omgeslagen. We kwamen er bubbelend en bruisend weer uit.’ Collega Rebecca legt uit hoe het team tijdens de eerste sessie gezamenlijk verkende welke factoren werkplezier en werkdruk opleveren. ‘Hier kwamen naast energievreters ook belangrijke energiegevers uit. We waarderen bijvoorbeeld onze collega’s, de grote autonomie en de ruimte om hybride te werken. Dat laatste draagt ook bij aan een goede werk-privé balans.’ Dat veel teamleden elkaar weinig zien, bleek een belangrijk knelpunt te zijn voor het overdragen van werk en het bieden van hulp aan drukke collega’s. Dit dreigde een factor te ondergraven die juist werkplezier geeft: het gevoel dat je als team samen de klus weet te klaren.

De juiste balans

Verder wees de workshop uit dat naast pieken ook dalen het werkplezier kunnen verlagen. ‘Stilstand na een periode van hollen kan het gevoel versterken dat je een speelbal bent van omstandigheden die je niet kunt beïnvloeden,’ zegt Corianne. ‘Het gaat er dus om de juiste balans te vinden.’ Dat het gesprek hierover binnen het team op gang is gebracht, ziet zij als dé grote meerwaarde van de aanpak. ‘De provincie onderzoekt jaarlijks de werkbeleving van medewerkers. Maar bij deze workshop gaan collega’s direct met elkaar in gesprek. Ze zijn actief betrokken bij het inventariseren van knelpunten én het zoeken naar oplossingen. Dat is een groot verschil met een anonieme enquête. Je leert elkaars uitdagingen en opvattingen kennen en krijgt inzicht in elkaars kennis en vaardigheden. Zo kun je elkaar beter helpen en klop je gemakkelijker bij collega’s aan als je hulp nodig hebt.’

Concrete handvatten

Teamlid Rebecca roemt de praktische insteek van de workshops en de verslagen die de workshopleiders opleverden. ‘Ze hebben ons geholpen prioriteiten te stellen: welke drie maatregelen dragen het meest bij? Hierdoor hebben we concrete speerpunten waar we mee aan de slag kunnen en die het werkplezier echt ten goede komen.’ Een van de maatregelen waar het team op uitkwam is om minimaal eens per drie weken samen te komen, ook als het druk is. Zo is er gelegenheid om elkaar bij te praten en waar nodig afspraken te maken over wederzijdse ondersteuning. Daarnaast zijn er plannen voor het uniformeren van werkprocessen, met als doel dat collega’s gemakkelijker elkaars werk kunnen overnemen. Hiervoor is al een begin gemaakt waarbij ieder teamlid meerdere achterwachten heeft. Zo kan er altijd iemand inspringen waar dat nodig is.

Positieve energie

Misschien wel het beste bewijs van de kracht van de aanpak is dat het team heeft besloten om van het verkennen van energievreters en -gevers een vast agendapunt te maken. Er heerst een sterke overtuiging dat dit zal helpen om bij nieuwe ontwikkelingen grip op de werkdruk te houden. ‘Er kunnen zich altijd nieuwe punten aandienen waarop we de balans moeten zien te vinden,’ zegt Corianne. ‘De omgeving en de organisatie zijn voortdurend in beweging. Hoe zorg je ervoor dat we helder hebben wat we van elkaar verwachten in projecten? Daarbij rekening houdend natuurlijk met elkaars ambitie en kennis en vaardigheden. En hoe zorg je ervoor dat we toch voldoende variatie in het werk houden waardoor het werk leuk en uitdagend blijft? We zijn ervan overtuigd dat we de positieve energie vasthouden door hierover in gesprek te gaan.’

Ze weet ook te melden dat het de bedoeling is om de methode in de toekomst breder toe te passen binnen de organisatie. ‘De werkwijze moet zich als een olievlek gaan verspreiden. Want met succes samen werk maken van minder werkdruk en meer werkplezier, dat gun je gewoon ieder team.’